Etablering
Ministerier og styrelser har behov for at meddele sig til omverdenen og udgiver i den forbindelse en række publikationer. Tidligere er dette naturligt nok sket i form af trykte publikationer, men siden midten af 1990'erne i stadig højere grad også i elektronisk form. Den elektroniske publicering tog for alvor fart, da en regeringsbeslutning fra 1996 pålagde ministerier og styrelser at publicere elektronisk parallelt med papirudgaven. I dag er udgivelserne i stadig højere grad udelukkende i elektronisk form.
Det er besværligt og uoverskueligt for mange - biblioteker, studerende, forskere, "interesserede borgere", offentlige institutioner og private virksomheder - at ministeriers og styrelsers netpublikationer ikke er samlet ét sted, hvortil der er adgang døgnet rundt og hvorfra man frit kan downloade.Det kan også være problematisk - i og med de enkelte udgivere opbevarer deres netpublikationer på egne servere i egen institution - at en permanent tilgængelighed ikke er sikret. Det er udgiverne, der afgør, hvor længe netpublikationerne skal blive liggende på serveren, ligesom udgiverne selv afgør, hvilke metadata de vil forsyne netpublikationerne med og hvilke søgefaciliteter, der stilles til rådighed.
Nedlæggelse og sammenlægning af statslige institutioner har i de seneste år yderligere forstærket problemet med opbevaring og adgang til de statslige netpublikationer.
Derfor tog Det Administrative Bibliotek (DAB) initiativ til - i et samarbejde med Det Kongelige Bibliotek og Dansk BiblioteksCenter - at etablere Statens Netbibliotek - et virtuelt bibliotek omfattende alle netpublikationer fra ministerier og styrelser - med adgang døgnet rundt og fri adgang til at downloade.
DAB har lang erfaring med indsamling, opbevaring, registrering og udlån af ministeriers og styrelsers publikationer i papirudgave. Denne erfaring er tilvejebragt på baggrund af et "pligtafleveringscirkulære" fra 1983, der pålagde ministerier og styrelser at aflevere 1 eksemplar af deres publikationer til DAB. Cirkulæret blev revideret i 2004 (Cirkulære nr. 12 af 16. februar 2004).
I det reviderede cirkulære blev det formelt præciseret, at afleveringen til DAB skal finde sted uanset på hvilket medium, der publiceres.
I forbindelse med etablering af et projekt som Statens Netbibliotek, var det imidlertid naturligt for DAB at indgå i samarbejde med Det Kongelige Bibliotek (KB)som ansvarlig for pligtaflevering af elektroniske publikationer og med Dansk BiblioteksCenter (DBC), som ansvarlig for den nationalbibliografiske registrering. De 2 institutioner blev indbudt til at deltage, da de kunne bidrage med ressourcer og ekspertise på områder, som DAB ikke selv besidder, og da de også begge ville kunne få fordele af projektet.
Samarbejdets organisering indtil 1. juli 2005, hvor den nye pligtafleveringslov trådte i kraft
KB var via den tidligere udformning af pligtaflevereringsloven forpligtet til at sørge for nedtagning fra nettet, opbevaring og adgang til alle danske netpublikationer - både fra offentlige og private udgivere.
KB nedtog de netpublikationer, der blev anmeldt på www.pligtaflevering.dk og foretog rykning af kendte leverandører, men havde ikke mulighed for at foretage en systematisk afsøgning af nettet eller foretage en kampagne for indsamling.
Desuden var de statslige netpublikationer hos KB placeret på samme server som øvrigt pligtafleveringsmateriale (der jo er omfattet af ophavsretsloven) og kunne derfor ikke stilles frit til rådighed på nettet, selv om adgangen til de statslige netpublikationer ikke er omfattet af ophavsretten. For at få adgang til de statslige netpublikationer via KB var det derfor nødvendigt fysisk at være på KB (eller Statsbiblioteket som modtog en spejling af KBs pligtafleveringsbase).
Desuden måtte man ikke downloade fra de computere på KB/Statsbiblioteket, hvorfra der var adgang til det pligtafleverede materiale.
DBC har pligt til at foretage en nationalbibliografisk registrering af alt materiale, der udgives i Danmark. Men det er et problem ved registrering af netpublikationer, at de URL'er, der henvises til på det tidspunkt, hvor registreringerne foretages, kan ændres eller helt forsvinde.
Samarbejdsaftaler med KB og DBC
I efteråret 2002 blev der indgået følgende aftaler med de to institutioner:
Mellem DAB og KB:
Udgivere af netpublikationer sørgede for anmeldelse til KB på www.pligtaflevering.dk , hvorefter det var DAB, der på KB's vegne stod for nedtagningen til KBs arkivserver af netpublikationer fra de udgivere, vi har defineret.
En gang om ugen sørgede KB for, at en kopi(spejling) af ugens nedtagne publikationer blev lagt over på DABs server.
Mellem DAB og DBC:
DBC fik via en automatisk generet mail fra KB en gang om ugen besked om de nye statslige netpublikationer, der var blevet spejlet til DABs server. Herefter sørgede DBC for registreringen til nationalbibliografien. Registreringerne, inkl. den faste URL, der tildeles i Statens Netbibliotek, gav direkte adgang til netpublikationerne fra Danbib og bibliotek.dk .
DAB importerede siden registreringerne fra DBC og lagde dem i egen biblioteksbase.
På Statens Netbibliotek-serveren opbevares publikationerne i alle de formater, de er udgivet i.
Samarbejdets organisering efter ikrafttræden af den nye pligtafleveringslov pr. 1. juli 2005
Baggrund:
Den nye pligtafleveringslov lægger hovedvægt på bevarelse af kulturarven og pålægger KB og Statsbiblioteket at høste alle danskproducerede informationer på nettet. Dette fik Datatilsynet til at beslutte, at kun forskere efter ansøgning kan få adgang til det høstede. Begrundelsen er, at der blandt det høstede kan være ærekrænkende, urigtige og ulovlige oplysninger.
Det betyder, at DAB ikke mere kan få en spejling fra KB af nynedtagne statslige publikationer. Vi håber, at DAB kan få en aftale med Datatilsynet om at kunne linke ind til statslige udgivelser i Netarkivet, som det nye omfattende arkiv hedder.
For at kunne videreføre og udbygge Statens Netbibliotek har DAB med baggrund i cirkulæret fra 2004 derfor besluttet at anmode statslige udgivere om at anmelde nye udgivelser til DAB. Vi sørger for, at anmeldelserne formidles videre til DBC, der registrerer de nye udgivelser og nedtager dem til DBCs eget arkiv. Dernæst importerer DAB registreringerne fra DBC – inklusive et link til den permanent opbevarede publikation hos DBC - og gør dem tilgængelige i Statens Netbibliotek.
Vi håber som nævnt at kunne få en aftale med Datatilsynet, der giver os mulighed for at linke til de statslige netpublikationer i Netarkivet.
Afgrænsning af materialetype og leverandørkreds
For at kunne overskue opgaven og overhovedet komme i gang, har vi afgrænset materialetypen til (foreløbig) kun at omfatte afsluttede værker (statistiske publikationer). På sigt regner vi med at også andre materialetyper som elektroniske tidsskrifter og hjemmesider kommer med.
Vi har afgrænset leverandørkredsen til centraladministrationen, hvilket vi definerer som departementer, styrelser og direktorater samt institutioner under departementerne med "administrative forpligtelser/der udsteder forskrifter".
Vi har udarbejdet og vedligeholder en liste over leverandørerne og har for overblikkets skyld også udarbejdet en liste over de statslige udgivere, hvorfra vi ikke medtager netpublikationer. Som eksempler på institutionstyper, hvorfra vi ikke medtager netpublikationer kan nævnes: arkiver, museer, biblioteker og uddannelsesinstitutioner.
Adgang til de statslige netpublikationer
Netpublikationerne kan findes i Statens Netbibliotek og desuden i Bibliotek.dk, Danbib og DABs base. I Danbib kan man få en samlet oversigt ved at skrive: kk=sne?
Omfang
Statslige netpublikationer
Vi startede med at få overført en initialsending fra KB til DABs server på ca. 3.600 titler. Initialsendingen bestod af statslige netpublikationer, nedtaget af KB før DAB overtog nedtagningen, dvs. udgivelser mellem ca. 1997 og 2003.
Initialsendingen blev i et samarbejde mellem DAB og DBC kædet sammen med DBCs registreringer; registreringerne blev herefter overført til DABs base.
Hvis værket ikke var registreret af DBC, blev det registeret af enten DBC eller DAB.
Vi havde forventet, at vi herefter ville kunne udbygge med ca. 3.000 nye publikationer pr. år, men har kunnet konstatere, at der bliver udgivet et langt mindre antal. Et mere realistisk skøn er nu ca. 500 udgivelser pr. år.
Betænkninger
Vi ansøgte DEFF (Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek) om tilskud til, i samarbejde med bibliotekerne ved Det Juridiske Fakultet i København, at få foretaget en digitalisering af alle de nummererede kommissionsbetænkninger, som ikke er udkommet i digital form, samt et udvalg af ældre unummererede betænkninger. I alt ca. 1.700 titler. Vi fik det ansøgte beløb, som desværre dog kun strakte til digitalisering af ca. 1.050 betænkninger.
DAB bekostede derfor selv digitalisering af de resterende betænkninger. Alle betænkningerne er nu tilgængelige i Statens Netbibliotek samt i Bibliotek.dk og Danbib
Ophavsretten til statslige netpublikationer
Der er ingen ophavsretslige problemer med at give elektronisk adgang til statslige netpublikationer. Derfor kan vi frit gøre dem tilgængelige via Statens Netbibliotek.
Efter kontakt til Styrelsen for Bibliotek og Medier (tidligere Biblioteksstyrelsen) er vi dog kommet frem til, at vi - f.eks. i tilfælde af et konsulentfirma har været involveret i udarbejdelsen - skal have opklaret, om ophavsretten er hos konsulentfirmaet, og publikationen derfor ikke kan gøres frit tilgængelig i Statens Netbibliotek.
Vi har endvidere besluttet, at hvis udgiveren ønsker det, bliver en publikation fjernet fra Statens Netbibliotek.